Termeni și Condiții

Acești Termeni și Condiții de Utilizare (denumiți în continuare “Termenii”) guvernează accesul dumneavoastră la și utilizarea platformei LexID (denumită în continuare “Platforma”, “Serviciul” sau “LexID”), operată de 50 AI Studio, entitate din cadrul IWS - Innovative Web Services SRL (denumită în continuare “Operatorul”, “noi” sau “nouă”).

Prin accesarea sau utilizarea Platformei, confirmați că ați citit, înțeles și acceptat acești Termeni în integralitatea lor. Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre prevederile de mai jos, vă rugăm să nu utilizați Serviciul.

1. Definiții

În sensul prezentelor Termeni:

• “Utilizator” — orice persoană fizică sau juridică care creează un cont și accesează Platforma, inclusiv avocați, cabinete de avocatură, societăți profesionale de avocați, paralegali sau personal administrativ autorizat.
• “Cabinet” (sau “Organizație”) — entitatea juridică (cabinet individual, cabinet asociat, societate profesională de avocați sau SPARL) în numele căreia Utilizatorul accesează Platforma.
• “Cont” — profilul de acces creat la înregistrare, protejat prin credențiale de autentificare.
• “Date ale Cabinetului” — orice informații introduse, generate sau stocate în Platformă de către Utilizator, inclusiv dosare, documente, date ale clienților, facturi, comunicări și metadate asociate.
• “Conținut” — totalitatea textelor, interfețelor, funcționalităților, bazelor de date, designului și elementelor software care compun Platforma.
• “Perioadă de Probă” — intervalul de 14 zile calendaristice de la înregistrare, în care Utilizatorul beneficiază de acces gratuit la funcționalitățile Platformei.

2. Obiectul Contractului

LexID este o platformă de management al practicii juridice (“legal practice management”) care pune la dispoziția cabinetelor de avocatură instrumente digitale pentru:

• Gestionarea dosarelor și a termenelor de judecată;
• Administrarea bazei de clienți, cu criptare PII;
• Pontajul timpului de lucru și facturarea activităților juridice;
• Generarea și stocarea documentelor juridice;
• Comunicarea securizată cu clienții prin portalul dedicat;
• Gestionarea echipei, a rolurilor și a permisiunilor;
• Integrarea cu servicii externe (ECRIS, Google Calendar, etc.);
• Notificări, rapoarte și funcționalități analitice.

Platforma este furnizată ca serviciu software (“Software-as-a-Service” / SaaS), accesibilă prin conexiune la internet, fără instalare locală.

3. Înregistrarea și Contul de Utilizator

3.1. Crearea contului

Pentru a utiliza Platforma, trebuie să creați un cont furnizând informații corecte și complete: numele cabinetului, o adresă de email validă și o parolă. Alternativ, vă puteți autentifica prin Google OAuth 2.0.

3.2. Responsabilitatea asupra contului

Sunteți singurul responsabil pentru confidențialitatea credențialelor de acces și pentru orice activitate desfășurată sub contul dumneavoastră. Vă obligați să ne notificați imediat în cazul oricărei utilizări neautorizate sau al oricărei breșe de securitate.

3.3. Conturile de echipă

Proprietarul cabinetului poate invita membri în echipă cu roluri și permisiuni specifice. Proprietarul rămâne responsabil pentru activitatea tuturor utilizatorilor invitați în cadrul organizației sale, în conformitate cu principiul “know your team”.

3.4. Eligibilitate

Prin crearea contului, declarați că aveți cel puțin 18 ani și capacitate juridică deplină. Dacă acționați în numele unei entități juridice, declarați că sunteți autorizat să acceptați acești Termeni în numele respectivei entități.

4. Perioada de Probă și Abonamente

4.1. Perioada de Probă

La înregistrare, beneficiați de o Perioadă de Probă de 14 zile calendaristice, pe parcursul căreia aveți acces la toate funcționalitățile Platformei, fără obligații financiare. La expirarea Perioadei de Probă, accesul va fi restricționat până la activarea unui abonament plătit.

4.2. Abonamente

Abonamentele sunt disponibile în planuri lunare sau anuale, conform prețurilor afișate pe Platformă la momentul achiziției. Operatorul își rezervă dreptul de a modifica tarifele, cu notificarea Utilizatorilor cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare a noilor tarife.

4.3. Plăți

Plățile se efectuează prin procesatorul de plăți Stripe. Operatorul nu stochează și nu procesează direct datele cardurilor bancare. Plățile sunt recurente și se facturează automat conform ciclului de facturare ales.

4.4. Rambursări

Având în vedere existența Perioadei de Probă gratuite, care permite testarea integrală a Serviciului, rambursările nu se acordă după activarea unui abonament plătit, cu excepția situațiilor prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția consumatorilor (OUG nr. 34/2014).

5. Utilizarea Platformei — Obligații și Restricții

5.1. Utilizare conformă

Vă angajați să utilizați Platforma:

• Exclusiv în scopuri licite și în conformitate cu legislația aplicabilă;
• Cu respectarea obligațiilor deontologice și profesionale aplicabile avocaților (Legea nr. 51/1995, Statutul profesiei de avocat);
• Fără a introduce în Platformă conținut ilegal, defăimător, discriminatoriu sau care încalcă drepturile terților.

5.2. Restricții

Este interzis:

• Să copiați, distribuiți, decompilați, dezasamblați sau să efectuați inginerie inversă asupra oricărei componente a Platformei;
• Să tentați accesul neautorizat la servere, baze de date sau conturi ale altor utilizatori;
• Să utilizați roboți, scraping sau alte metode automatizate de extragere a datelor;
• Să sublicențiați, cedați sau transferați dreptul de acces fără acordul scris prealabil al Operatorului;
• Să utilizați Platforma pentru activități care ar putea afecta integritatea sau disponibilitatea Serviciului.

6. Proprietate Intelectuală

6.1. Drepturile Operatorului

Platforma, inclusiv codul sursă, designul, interfețele, bazele de date, algoritmii, documentația și elementele grafice, este protejată de legislația privind dreptul de autor (Legea nr. 8/1996) și de tratatele internaționale aplicabile. Operatorul rămâne titularul exclusiv al tuturor drepturilor de proprietate intelectuală asupra Platformei.

6.2. Licența acordată Utilizatorului

Sub rezerva respectării acestor Termeni, Operatorul vă acordă o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de utilizare a Platformei pe durata abonamentului activ.

6.3. Datele Utilizatorului

Rămâneți titularul exclusiv al tuturor Datelor Cabinetului introduse în Platformă. Operatorul nu dobândește niciun drept de proprietate asupra conținutului dumneavoastră și nu îl va utiliza în alte scopuri decât furnizarea Serviciului.

7. Protecția Datelor și Confidențialitate

7.1. Protecția datelor cu caracter personal

Operatorul prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și legislația română aplicabilă. Detalii complete privind prelucrarea datelor sunt disponibile în Politica de Confidențialitate.

7.2. Secretul profesional

Operatorul recunoaște importanța secretului profesional al avocatului (art. 11 din Legea nr. 51/1995) și implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea confidențialității datelor, inclusiv:

• Criptare PII — datele de identificare personală ale clienților sunt criptate cu algoritm AES-256 atât în tranzit (TLS 1.3), cât și în repaus (at-rest encryption);
• Izolarea datelor — fiecare cabinet operează într-un mediu logic izolat, cu separare strictă a datelor la nivel de organizație;
• Autentificare securizată — parole hash-uite cu bcrypt, sesiuni JWT cu rotație automată, suport OAuth 2.0;
• Controlul accesului — sistem granular de roluri și permisiuni (RBAC) configurabil per organizație;
• Audit trail — jurnalizarea acțiunilor relevante pentru trasabilitate și conformitate.

7.3. Localizarea datelor

Datele sunt stocate pe servere situate în Uniunea Europeană. Operatorul nu transferă date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European fără garanții adecvate conform art. 46 GDPR.

7.4. Obligația de notificare a breșelor

În cazul unei breșe de securitate care afectează datele cu caracter personal, Operatorul va notifica Utilizatorul și autoritățile competente (ANSPDCP) în termenele prevăzute de GDPR (72 de ore de la constatare).

8. Disponibilitatea Serviciului

8.1. Nivel de serviciu

Operatorul depune eforturi rezonabile pentru a asigura disponibilitatea Platformei 24/7, visând un uptime de 99,5% pe bază anuală. Perioadele de mentenanță programată vor fi anunțate cu cel puțin 48 de ore în avans.

8.2. Forță majoră și cazuri fortuite

Operatorul nu răspunde pentru întreruperi cauzate de evenimente de forță majoră, defecțiuni ale terților (furnizori de hosting, telecomunicații, furnizori de energie), atacuri cibernetice sau orice altă cauză independentă de voința Operatorului.

9. Limitarea Răspunderii

9.1. Excluderea garanțiilor implicite

Platforma este furnizată “ca atare” (“as is”) și “conform disponibilității” (“as available”). În limita maximă permisă de lege, Operatorul nu acordă garanții implicite de comercializare, adecvare pentru un scop particular sau neîncălcare a drepturilor terților.

9.2. Limitarea prejudiciilor

În nicio situație Operatorul nu va fi responsabil pentru daune indirecte, incidentale, speciale, punitive sau consecvente, inclusiv, fără limitare, pierderi de profit, pierderi de date, pierderi de reputație sau întreruperea activității, indiferent de teoria juridică invocată (contract, delict sau altfel).

9.3. Plafonul răspunderii

Răspunderea totală a Operatorului pentru orice pretenții decurgând din sau în legătură cu acești Termeni sau cu utilizarea Platformei este limitată la suma totală plătită de Utilizator Operatorului în cele 12 luni anterioare evenimentului generator de răspundere.

9.4. Excepții

Limitările de mai sus nu se aplică în cazul dolului sau culpei grave a Operatorului, și nu afectează drepturile conferite de legislația imperativă aplicabilă.

10. Backup și Recuperarea Datelor

Operatorul efectuează backup-uri periodice ale datelor. Cu toate acestea, Utilizatorul este încurajat să mențină propriile copii de siguranță ale documentelor critice. Operatorul nu poate garanta recuperarea integrală a datelor în toate scenariile de pierdere.

11. Suspendarea și Încetarea

11.1. Suspendarea de către Operator

Operatorul poate suspenda accesul la Platformă, imediat și fără notificare prealabilă, în cazul în care:

• Utilizatorul încalcă acești Termeni;
• Există indicii rezonabile de utilizare frauduloasă sau neautorizată;
• Suspendarea este necesară pentru protejarea securității Platformei sau a altor utilizatori;
• Se impune prin dispoziție legală sau printr-o hotărâre judecătorească.

11.2. Încetarea de către Utilizator

Puteți înceta utilizarea Platformei și solicita ștergerea contului în orice moment, prin contactarea Operatorului la adresa de email indicată mai jos. La încetare, accesul va fi dezactivat, iar datele vor fi șterse în termen de 30 de zile, cu excepția datelor a căror păstrare este impusă de obligații legale.

11.3. Efectele încetării

La încetarea contractului, indiferent de cauză, dreptul de utilizare a Platformei încetează imediat. Operatorul va pune la dispoziția Utilizatorului, la cerere și într-un termen rezonabil, un export al Datelor Cabinetului în format standard (JSON/CSV), în conformitate cu dreptul la portabilitatea datelor prevăzut de art. 20 GDPR.

12. Portalul Clienților

Platforma oferă un portal dedicat clienților cabinetului (“Portal Client”), prin care aceștia pot accesa dosarele lor, comunica cu avocatul și vizualiza documente. Utilizatorul (cabinetul) este responsabil pentru:

• Obținerea consimțământului clienților pentru prelucrarea datelor lor prin intermediul Platformei;
• Informarea clienților cu privire la termenii de utilizare ai Portalului Client;
• Gestionarea accesului clienților în conformitate cu obligațiile de confidențialitate profesională.

13. Integrări cu Servicii Terțe

Platforma poate integra servicii terțe (Google Calendar, ECRIS, procesatoare de plăți etc.). Utilizarea acestor integrări este supusă termenilor furnizorilor respectivi. Operatorul nu răspunde pentru funcționarea serviciilor terțe și nu garantează disponibilitatea sau compatibilitatea permanentă a acestora.

14. Modificarea Termenilor

Operatorul își rezervă dreptul de a modifica acești Termeni. Modificările substanțiale vor fi notificate prin email sau prin intermediul Platformei cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Continuarea utilizării Platformei după data intrării în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noilor Termeni.

15. Legea Aplicabilă și Jurisdicția

15.1. Legea aplicabilă

Acești Termeni sunt guvernați de și interpretați în conformitate cu legea română.

15.2. Soluționarea litigiilor

Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu acești Termeni va fi soluționat pe cale amiabilă. În cazul în care părțile nu ajung la o soluție amiabilă în termen de 30 de zile, litigiul va fi supus spre soluționare instanțelor judecătorești competente de la sediul Operatorului.

15.3. Soluționare alternativă

Conform OUG nr. 38/2015, consumatorii pot utiliza platforma europeană de soluționare online a litigiilor (SOL) disponibilă la ec.europa.eu/consumers/odr.

16. Dispoziții Finale

16.1. Integralitatea acordului

Acești Termeni, împreună cu Politica de Confidențialitate, constituie întregul acord dintre Utilizator și Operator cu privire la utilizarea Platformei și înlocuiesc orice înțelegeri anterioare, verbale sau scrise.

16.2. Nulitate parțială

Dacă orice prevedere din acești Termeni este declarată nulă sau inaplicabilă de o instanță competentă, celelalte prevederi rămân pe deplin valabile și aplicabile.

16.3. Cesiune

Operatorul poate cesiona drepturile și obligațiile sale din acești Termeni fără consimțământul prealabil al Utilizatorului, cu condiția ca cesionarul să asigure un nivel cel puțin echivalent de protecție a datelor. Utilizatorul nu poate cesiona drepturile sale fără acordul scris al Operatorului.

16.4. Renunțare

Neexercitarea sau exercitarea cu întârziere de către Operator a oricărui drept conferit de acești Termeni nu constituie o renunțare la acel drept.

17. Date de Contact

Pentru orice întrebări sau solicitări referitoare la acești Termeni, ne puteți contacta la:

• Operator: 50 AI Studio (IWS - Innovative Web Services SRL)
• Email: [email protected]
• Website: lexid.ro